معرفی سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)

جهانی سازی و بین المللی کردن بازارها، فشارهای رقابتی را بر کسب و کار سازمان ها افزایش داده است، همچنین انتظارات مردم از مدیریت پروژه ها افزایش یافته و پروژه های سریعتر، ارزانتر و بهتری را از مدیران پروژه ها خواستارند. همگام با افزایش این انتظارات و فشارها، سیستم های اطلاعاتی که از مدیران پروژه پشتیبانی می کنند نقش مهم رو به افزایشی را ایفا می کنند. همه ی سازمانهایی که خواهان بهبود کارایی و تاثیر مدیریت پروژه هایشان هستند، لزوما به دنبال راه هایی برای بهبود سیستم های مدیریت پروژه ای خود نیز می باشند.

پروژه های سازمان ها چه در حوزه ی خدمات مهندسی یا فناوری اطلاعات یا ساخت یا پزشکی یا... باشند دارای یک جنبه مشترک هستند و آن اینست که نیازمند مدیریت شدن هستند یعنی باید برنامه ریزی، سازماندهی، پایش، کنترل و ارزیابی شوند.طبق یک تحقیق انجام شده، 75% پروژه های بزرگ فناوری اطلاعات که تحت پشتیبانی PMIS مدیریت شده اند، به موفقیت دست یافته اند، در حالی که 75% پروژه هایی که در آنها از این سیستم استفاده نشده ناموفق بوده اند.
یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) در ویکیپدیا جزئی از سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) که اطلاعات یک سازمان را در پروژه ها مدیریت می کند، تعریف شده است. در ویرایش چهارم پیکره دانش مدیریت پروژه(PMBOK) یک سیستم اطلاعاتی از ابزارها و تکنیک های سیستماتیکی تشکیل شده که برای جمع آوری، یکپارچه سازی و توزیع اطلاعات و نیز پشتیبانی از همه ی فرایندهای پروژه در مراحل برنامه ریزی، اجرا و اختتام بکار می رود.
•    طی فاز برنامه ریزی، مدیران پروژه از PMIS در اقدامات مربوط به هزینه مانند برآورد هزینه ها استفاده می-کنند. همچنین این سیستم برای ایجاد یک زمان بندی معین و تعیین مبنای محدوده نیز مورد استفاده قرار می گیرد.
•    در فاز اجرا، تیم مدیریت پروژه اطلاعات را در یک پایگاه داده جمع آوری می کنند. PMIS برای مقایسه ی مبنا با اجرای واقعی هر فعالیت، مدیریت مصالح، جمع آوری داده های مالی و نیز گزارش دهی بکار می رود.
•     در فاز اختتام پروژه، این سیستم برای بازبینی تکمیل فعالیت ها و نیز تهیه ی گزارش پایانی پروژه بکار می رود. سیستم های PMIS بسته به نیازمندی های عملکردی سازمان از لحاظ طراحی، محدوده و قابلیت هایشان با هم متفاوتند.
اما اجزای کلی آن ها را می توان به موارد زیر تقسیم کرد:
•    منابع انسانی
•    منابع داده ای
•    منابع سخت افزاری
•    منابع نرم افزاری
•    منابع شبکه ای هدف اصلی یک سیستم PMIS فراهم کردن اطلاعات عملکردی در مورد پارامترهای زمان- هزینه ی یک پروژه و ارتباط متقابل بین آنها است.

نقش PMIS در مدیریت زمان بندی پروژه ها:
•    پیوند یا تفکیک سیستم زمان بندی پروژه ها با سیستم کنترل هزینه ی پروژه
•    استفاده از چندین تقویم برای یک پروژه
•    مدیریت زمان بندی، فعالیت های طراحی و اجرا
•    به روزرسانی روابط متقابل میان فعالیت ها
•    تشخیص فعالیت های بحرانی و محدودیت منابع
•    تسطیح منابع چندین پروژه
•    ارائه ی داده ها در قالب های گرافیکی قابل فهم نقش PMIS در مدیریت هزینه ی پروژه ها:
•    پیگیری هزینه و مخارج پروژه
•    برقراری یک ساختار شکست کار برای هزینه های پروژه
•     پیگیری به روزرسانی هزینه ی منتج از درخواست های تغییر
•    تخصیص داده بر مبنای اولویت در ساختار شکست کار
•    پیش بینی های پذیرش
•    ترسیم و ارائه ی داده های جریان نقدی، بهره، تعدیل، بودجه ریزی مالی و...
•    ارائه ی داده ها در قالب های گرافیکی قابل فهم
بنابراین یک سیستم PMIS برای دستیابی به اهداف پروژه و تکمیل استراتژی های آن مفید و لازم است. مزایای حاصل از بکارگیری PMIS به ارتقای عملکرد فردی محدود نمی شود و شامل بهبود عملکردهای پروژه ای  نیز می باشد. این سیستم ها برای اثرگذاری مستقیم بر موفقیت پروژه برقرار می شوند و در بهبود کنترل بودجه و فرجه های زمانی پروژه و نیز انجام اقدامات فنی نمود پیدا می کنند منابع:
1.  www.project-management-knowledge.com
2.  www.wikipedia.org
www.maxwideman.com .3
Project management information systems: An empirical studyof their impact on project managers and project success (by Louis Raymond,Francois Bergeron) .4

ترجمه و تدوین: مهندس فرهاد اندرخت