LOGIN
ثبت نام یا ورود
Avatar
هنوز ثبت نام نکرده اید؟

هم اکنون عضو پلاک آبی شوید .و به اطلاعات وب سایت ما دسترسی داشته باشید

تنظیم مجدد کلمه عبور - نام کاربری را فراموش کرده ام

نام کاربری
کلمه عبور
مرا به خاطر بسپار

نمایش موارد بر اساس برچسب: کلان داده

حاکمیت اطلاعات و دیدگاه های متخصصین صنایع حاکمیت اطلاعات

حاکمیت اطلاعات و دیدگاه های متخصصین صنایع

  • نوشته شده توسط مهدی خوش‌نویس
  • Update: 19/09/1395
  • این مورد را ارزیابی کنید
    (4 رای‌ها)

فرایند حاکمیت اطلاعات ، رویکردی جامع برای مدیریت اطلاعات، اسناد و داده های سازمان از طریق پیاده سازی مجموعه‌ای از فرآیندها ، استراتژی ها ، کنترل ها و معیارها با هدف تبدیل اطلاعات به یکی از دارایی های ارزشمند کسب و کار است.


هدف رویکرد جامع به حاکمیت اطلاعات ( Information Governance )، در دسترس قرار دادن دارایی‌های اطلاعاتی شرکت برای کسانی است که به آن اطلاعات نیاز دارند، در عین حال از این طریق فرآیند مدیریت بر سازمان تسهیل شده، هزینه های ذخیره‌سازی داده ها کاهش پیدا کرده و قبول اطلاعات از سوی مدیران نیز تضمین می‌شود. این مساله به نوبه خود به شرکت این اجازه را می‌دهد تا خطرات قانونی منتج از به‌کارگیری اطلاعات مدیریت نشده یا اطلاعات مدیریت شده ولی متناقض را کاهش داده و در پاسخگویی به تحولات ناگهانی بازار بهتر و سریع‌تر عمل کنند.

یکی از مهمترین اهداف فرایند حاکمیت اطلاعات ( Information Governance )، امکان دسترسی کارکنان به داده ها، اطمینان آنها از صحت داده های در دسترسشان و سهولت دسترسی به آنها در حین اتخاذ تصمیمات کسب و کار است. در بسیاری از سازمان‌ها، مسئولیت‌های مرتبط با فرآیند حاکمیت اطلاعات ( Information Governance ) به چندین قسمت و در قالب تیم‌های امنیت، ذخیره‌سازی و پایگاه داده تقسیم می‌شود. غالبا لزوم به‌کارگیری رویکردهای جامع، تا وقتی که اتفاقاتی چون طرح شکایت به دادگاه از طرف رقبا، حسابرسی مالی یا ادغام شرکت با شرکت‌های دیگر رخ ندهد، در شرکت احساس نمی‌شود.

در ادامه با مراجعه به وبلاگ سایت شرکت RSD ، به بررسی پاسخ‌های متخصصین و افراد تاثیرگذار در حوزه‌ی حاکمیت اطلاعات به پرسش‌های متداول مدیران سازمان‌های درحال رشد برای پیاده سازی پروژه های حاکمیت اطلاعات، می‌پردازیم:

 

حاکمیت اطلاعات از دید متخصصین صنایع

با رشد اطلاعات دیجیتال در سازمان‌ها و شرکت‌ها، چالش‌ها و مسئولیت‌های پیش روی مدیریت داده ها نیز رو به افزایش است. تا چندی پیش رویکرد اغلب صنایع، اعمال روش‌های اصولی با هدف مدیریت مدارک و اسنادی بود که به صورت فیزیکی جمع‌آوری می‌شدند. اما امروزه این درک در آنها شکل گرفته که جمع‌آوری و مدیریت این نوع اسناد و مدارک، راه حل مطلوبی برای کسب و کارهای جدید نیست. همزمان با اعمال استانداردها، کنترل‌ها، فرآیندها و قوانین و اهداف جدید از سوی شرکت‌ها، اهمیت و لزوم ایجاد یک برنامه جامع حاکمیت اطلاعات برای مدیریت اطلاعات الکترونیکی ذخیره شده در سازمان بیشتر احساس می‌شود. بی‌شک خط مشی سازمان‌ها در نگهداری از اسناد و مدارک سازمانی، همینطور اطمینان از انطباق سازمان با حوزه صنعت مورد نظر تحت تأثیر تکامل و رشد ابزارها و قابلیت‌های موجود در زمینه  کسب و کار، قرار می‌گیرد.

تیم شرکت RSD  اخیرا با راه‌اندازی وبلاگی در سایت خود با عنوان Influencer’s Corner به صحبت و مصاحبه با افراد تأثیرگذار در صنایع مختلف پرداخته تا نظر آنها را در رابطه با روند حاکم بر رشد رویکردهای حاکمیت اطلاعات جویا شده و تصورات غلط موجود در این حوزه را تا حد امکان برطرف کند. از طرفی  تجارب این افراد را در اختیار شرکت‌هایی قرار دهد که در ابتدای راه پیاده سازی پروژه‌های حاکمیت اطلاعات هستند. افراد زیر از جمله این متخصصین و افراد تأثیرگذار هستند:

  • Chris Walker: پدر اصول حاکم بر حاکمیت جامع اطلاعات، از مشاوران و تحلیلگران Digital Clarity Group.
  • Bassam Zarkout: مدیر ارشد فناوری تیم RSD، از پرچم‌داران توسعه مفاهیم، طراحی، توسعه و پیاده سازی رویکرد های حاکمیت اطلاعات و از باسابقه‌ترین فعالان در این حوزه.
  • James Lappin: مشاور و مدرس مدیریت مدارک و اسناد اطلاعاتی.
  • Robin Woolen: موسس و مشاور Records Guru، شرکت IG Industry از سال 1994 تاکنون.

 

تعاریف

definition

 

حاکمیت اطلاعات چیست؟

Robin Woolen در تعریف حاکمیت اطلاعات می‌نویسد: "حاکمیت اطلاعات، دیدگاهی جامع و گسترده نسبت به مدیریت ، نگهداری و دسترسی به اطلاعات است که تمامی اطلاعات از جمله ایمیل‌ها، شبکه‌های اجتماعی، اطلاعات حیاتی موجود در برنامه‌های کاربردی سازمان و اطلاعات مربوط به کارمندان و یا مشتریان کسب و کار را شامل می‌شود. حاکمیت اطلاعات به این معنی است که امنیت اطلاعات یک سازمان یا کسب و کار، چگونه به‌شکلی که مقرون‌به‌صرفه‌ باشد، در تمامی سطوح سازمان حفظ شود. حاکمیت اطلاعات جنبه‌های متفاوتی دارد. مدیریت اسناد و مدارک سازمانی، یکی از اصول اساسی رویکرد های حاکمیت اطلاعات است که فرآیند پیاده سازی آن، منشا شکل‌گیری حاکمیت بر داده ها می‌باشد. راهنمایی‌های معتبری  که در زمینه حاکمیت اطلاعات توسط تیم‌هایی چون RSD ارائه شده، به افراد کمک می‌کند تا درک دقیق و درستی از  حاکمیت اطلاعات پیدا کرده و نیز اطلاعاتی را که نیازمند اعمال سیاست‌های حاکمیتی هستند شناسایی کنند."

Chris Walker در تعریف حاکمیت اطلاعات می‌نویسد: "تعریف مورد نظر من از حاکمیت اطلاعات، مبتنی بر تجارب مشتری یا میزان نقشی است که در کسب و کار ایفا می‌نماید. به این ترتیب حاکمیت اطلاعات عبارت است از تمامی نقش‌ها، مقررات، قوانین، استانداردها و سیاست‌هایی که سازمان‌ها به هنگام ایجاد، به اشتراک‌گذاری و استفاده از اطلاعات باید اعمال کنند. این نقش‌ها، استانداردها و قوانین معمولا یا به صورت خارجی یا داخلی تعریف می‌شوند. در مجموع، حاکمیت اطلاعات را می‌توان مجموعه‌ای بسیار گسترده و فراگیر از رشته‌های بهم متصل از حوزه‌های متفاوت علم دانست."

 

تصورات غلط

تصورات غلط

رایج‌ترین اشتباهات و تصورات غلط در حوزه حاکمیت اطلاعات چیست؟

Chris Walker در پاسخ به این سوال می‌گوید: «تعاریف مختلفی که از سوی بازیگران حوزه صنعت در ارتباط با حاکمیت اطلاعات ارائه می‌شود، سرمنشأ کج‌فهمی‌ها و ابهامات در این حوزه است. برای نمونه گروه ARMA، سیستم مدیریت اسناد و مدارک خود را معادل حاکمیت اطلاعات می‌داند. در عین حال، بعضی فروشندگان، شرکت‌ها و موسسات، حاکمیت اطلاعات را همان Electronic Discovery و litigation representation می‌دانند.»

 

موانع

موضوعات و چالش‌های پیش روی حاکمیت اطلاعات چیست؟

Robin Woolen در این باره می‌گوید: «یکی از بزرگترین چالش‌های پیش روی مسئولان مدیریت اسناد و مدارک (که البته رویکرد های سازمان‌ها نیز به آن دامن می‌زنند) این است که اغلب سازمان‌ها مایلند نقش مدیریت اسناد و مدارک را به سطح نگهبان یا محافظ اطلاعات شرکت تقلیل دهند. در واقع برخورد آنها با نقش مدیران اسناد و مدارک، همچون مسئولین بایگانی اسناد و مدارک است که در انبارها و زیرزمین‌های خلوت و ساکت، به تنهایی و بدون ارتباط با سایر افراد و کارکنان مشغول کارند. به زعم من، چنین شرایطی منجر به ایجاد گسستگی در سازمان و از دست دادن ارزش واقعی اطلاعات موجود در مجموعه می‌شود. خوشبختانه، امروزه فناوری به مرحله‌ای رسیده که می‌توان جلوی رشد این روند را گرفت و حتی آنرا معکوس کرد. تب کلان داده که امروزه بسیار فراگیر شده نیز می‌تواند نقش مثبت و مؤثری در این زمینه ایفا نماید، گرچه تا وقتی سازمان‌ها کنترل داده‌ های خود را به درستی انجام ندهند، رویکرد های مربوط به کلان داده قابلیت عملیاتی‌سازی ندارند. اکنون سازمان‌ها به ارزش اطلاعات موجود و سازماندهی آنها پی برده‌اند. در این راستا، مدیران مسئول مدیریت اسناد و مدارک سازمان، باید وظایف خود را به سطح سازماندهی اطلاعات ارتقا داده و از این طریق میزان ارزش‌آفرینی از اطلاعات در دسترس سازمان را افزایش دهند.»

 

رویکرد

رویکرد

رویکردهای جدید در حاکمیت اطلاعات چگونه تعریف می‌شوند؟

James Lappin در این‌باره می‌نویسد: «در سال‌های اخیر، صنعت IG به استفاده از ابزارها، شیوه‌ها و ابتکارهای جدیدی روی آورده است. کاربران نهایی، از طریق ایمیل یا سایر کانال‌های ارتباطی به اسناد و مدارک مربوط به اطلاعات سازمان دسترسی دارند. شاید این که انتظار داشته باشیم که کاربران خود را به سرعت با سیستم بایگانی جهانی هماهنگ و همگام نمایند، به دور از واقعیت باشد. اما رویکرد های جدید IG موجب اتخاذ تصمیمات عملی‌تر شده و اطلاعات مورد نیاز برای اتخاذ تصمیمات را می‌توان از منابع مختلفی همچون ایمیل‌ها، ارتباطات موجود در کسب و کار و نرم‌افزارهایی چون Sharepoint به‌دست آورد. در حال حاضر، شرکت‌ها یکی پس از دیگری و با درنظرگرفتن لزوم حاکمیت اطلاعات، درپی اتخاذ یک خط مشی متعادل هستند. این درحالی است که بعضی شرکت‌ها دستیابی به فرآیند حاکمیت بر اطلاعات را اولویت خود قرار می‌دهند تا از این طریق مراحل قانونی درخواست اطلاعات با سرعت بالاتری طی شود. ممکن است  بعضی شرکت‌ها نیز ضرورت وجود برنامه‌هایی را احساس کنند که با کمک آن‌ها  بتوانند به اطلاعات عمیق‌تری درباره‌ی حاکمیت اطلاعات و استفاده از آن در منابع مختلف اطلاعاتی دست یابند.»

 

پیاده‌سازی

پیاده سازی

 

 

شرکت‌ها برای پیاده سازی سیاست‌های حاکمیت اطلاعات، به چه نکاتی باید توجه کنند؟

Robin Woolen در این باره می‌گوید: «به هنگام پیاده سازی سیاست‌های حاکمیت اطلاعات، اصل 4W را باید مدنظر قرار داد: What، Where، When و Who.

  • چه اطلاعاتی برای سازمان از اهمیت برخوردارند؟
  • این اطلاعات در چه بخش‌هایی از سازمان قرار دارند؟
  • تا چه مدت امکان نگهداری اطلاعات و دسترسی به آنها وجود دارد؟

می‌توان گفت از آنجا که همواره موانع و سدهای قانونی بر سر راه نگهداری اطلاعات وجود دارد، بخش‌های مختلف شرکت، همچون بخش فناوری اطلاعات و ...باید در مورد مدت زمان نگهداری اطلاعات خود به درستی تصمیم‌گیری نمایند.

  • در نهایت شرکت‌ها باید تعیین کنند که چه کسانی اجازه دسترسی به اطلاعات و مدیریت آن را دارند.»

Bassam Zarkout در پاسخ به سوال فوق می‌گوید: «بعد از اجرایی نمودن رویکرد های حاکمیت اطلاعات، باید به این نکته اشاره کرد که مؤثرترین راه برای حداقل‌سازی ریسک و بهبود کارایی عملیاتی، پیاده سازی برنامه‌های مدیریت اسناد و مدارک به شکل "حلقه بسته" است. این شیوه، امکان اعمال کنترل‌های حاکمیتی (که از نظر قانونی نیز دارای پشتوانه محکمی باشند) را بر تمامی مراحل چرخه عمر اطلاعات شرکت فراهم می‌کند. در عین حال، پیاده سازی این شیوه نیازمند یکپارچه شدن سیاست‌های حاکم بر اطلاعات با سیستم‌های IT سازمان، همچنین آگاهی دقیق و روشن مدیران از فرآیندهای سازمانی است.»

 

 نظرات

به شرکتی که در پی پیاده سازی استراتژی مدیریت اسناد و مدارک خود میباشد، چه پیشنهاداتی می‌توان ارائه نمود؟

Robin Woolen در پاسخ به این سوال می‌نویسد: «از دید من، عبارت «مدیریت اسناد و مدارک» دیگر منسوخ شده و در عوض، می‌توان و باید از اصطلاح «حاکمیت اطلاعات» استفاده کرد. هر چند که مدیریت اسناد و مدارک در واقع خود، بخشی از فرآیند حاکمیت اطلاعات است. اما عبارت حاکمیت اطلاعات نسبت به مدیریت منابع و اسناد از جذابیت بالاتری نیز برخوردار است. برای بهره‌گیری از برنامه‌های حاکمیت اطلاعات، سازمان‌ها در گام اول نیازمند درک این مسئله هستند که با درنظرگرفتن استاندارهای حاکم بر صنعتی که درآن فعالیت می‌کنند(به‌طور مثال استاندارد ARMA International)، در چه شرایطی قرار دارند. سپس و در مرحله بعد، باید تمامی شرکت را با استفاده از شیوه‌نامه‌هایی چون شیوه‌نامه ARMA بررسی و ارزیابی کرده و با به‌کارگیری مدل‌های بلوغ سازمانی همچون کارت‌های امتیاز، یک الگوی مقایسه‌ای ایجاد نمایند. در نهایت خروجی این دو مرحله، منجر به تدوین برنامه‌ریزی استراتژیک بلند مدت و کوتاه مدت در سازمان خواهد بود.  این استراتژی را می‌توان به عنوان یک الگوی راهنما برای تمامی متقاضیان و مشتری‌ها تعمیم داد.»

تاکتیک‌ها و استراتژی‌ها

تاکتیک ها

 

شرکت‌ها چگونه می‌توانند هنگام اعمال رویکرد های حاکمیت اطلاعات در پروژه‌های مختلف از تکنیک‌های پارتیزانی بهره ببرند؟

Chris Walker در پاسخ به این سوال تجربه کاری خود را در یکی از شرکت‌های فعالی که تحت نظارت‌های بسیار دقیق قرار داشت، این‌طور نقل می‌کند: «از من خواسته شد تا مسئولیت هدایت پروژه‌ای درباره‌ی گسترش نرم افزارهایی چون Sharepoint را در این شرکت بر عهده بگیرم. این شرکت، Sharepoint را پایه و ستون اصلی "مدیریت محتوای شرکت" می‌دانست. در نتیجه تصمیم گرفت تا سایت‌هایی برپایه  Sharepoint راه‌اندازی کرده و از آن برای امور مرتبط با پرونده‌های  نظارتی استفاده کند. از نظر تاکتیک‌های پارتیزانی ، این راهکار را می‌توان ایجاد یک معماری اطلاعاتی جدید دانست که باعث تغییر فرآیند تعامل با دارایی‌های اطلاعاتی خواهد شد. با شروع از file plan و retention schedule، چارچوبی ایجاد شد که شرکت می‌توانست در آینده نیز از آن استفاده کند.

در این مثال، از حاکمیت اطلاعات در یک جنبه خاص از کسب و کار (یعنی امور مربوط به پرونده‌های نظارتی) استفاده شد. اما این رویکرد تنها منحصر به یک جنبه خاص نیست و می‌تواند حتی بدون آن که کاربران از وجود آن مطلع شوند، در تمامی جنبه‌های کسب و کار که به کار گرفته شود. اینکه شرکتی دارای یک بودجه مشخص برای پیاده سازی رویکرد های حاکمیت اطلاعات نیست، به معنای آن نیست که حاکمیت درست اطلاعات را نمی‌توان برای پروژه‌های در حال اجرای سازمان مورد استفاده قرار داد.»

  

روندها

روندها

دلیل منسوخ شدن سیستم‌های مدیریت اسناد و مدارک و روی کار آمدن رویکرد های حاکمیت اطلاعات چیست؟

Bassam Zarkout در این‌باره می‌گوید: «با رشد و توسعه کسب و کارها، الگوی مدیریت اسناد و مدارک، از ذخیره کاغذی به ذخیره الکترونیکی اطلاعات و داده ها تغییر پیدا کرده است. تطبیق فناوری‌های ابری، فناوری‌های ارتباطی و شبکه‌های اجتماعی با یکدیگر، مشکلات مرتبط با ابزارهای سنتی مدیریت اسناد و مدارک را بیش از پیش نمایان ساخته است. این ابزارهای سنتی، قادر به بررسی محتویات منابع الکترونیکی و مدیریت بهینه آنها، همینطور کار روی قالب‌های حجیم و متنوع داده ها و اطلاعات دیجیتال نیستند.»

 

 

منابع

1) مقاله Defining Information Governance: An Exploration with Industry Experts

2) مقاله Information Governance

خواندن 323 دفعه آخرین ویرایش در شنبه, 20 آذر 1395 ساعت 11:31
برچسب‌ها
Share

نظر خود را اضافه کنید.

ارسال نظر به عنوان مهمان

0
نظر شما به دست مدیر خواهد رسید
  • هیچ نظری یافت نشد
 تماس با ما

شهرک غرب، بلوار فرحزادی، خیابان تربیت معلم،
انتهای خیابان گلبان،
مجتمع موج، واحد 105
کد پستی: 1998963193
تلفن: 5 - 88560784
فکس: 88560786
پست الکترونیک:
info @ p l a c a b i . com
ibig @ p l a c a b i . com

 

We use cookies to improve our website. By continuing to use this website, you are giving consent to cookies being used. More details…